您需要了解的14個實用小企業應用軟體

現在是星期一早上。

你還沒來得及喝一口咖啡（或茶或冰沙），就已經被堆積如山的電子郵件、客戶諮詢和無休止的待辦事項所淹沒。作為小企業主，你身兼數職–要兼顧記賬、銷售、營銷和所有其他業務需求。

時間是你浪費不起的奢侈品。

幸運的是，您可以使用各種經濟實惠的免費小型企業應用程式來幫助日常運營，這樣您就可以專注於制定戰略、提高轉化率和增加收入。

讓我們來了解一下您需要了解的最佳小型企業應用程式，並探討如何在您的企業中使用它們。

小型企業為何需要應用程式

雖然您可以繼續使用紙筆來經營您的企業，但您很可能會在某些時候碰壁。

美國商會 2022 年的一項研究發現，94% 的小企業主認為，使用正確的技術和工具有助於他們更高效地經營業務。在採用六種或更多工具和應用程式的企業主中，84% 的企業主表示利潤增加了，82% 的企業主表示銷售額增加了，74% 的企業主表示必須擴大團隊才能滿足日益增長的需求。

雖然有些工作你最好還是外包出去，但合適的應用程式可以大大減少你花在發票、工資單和日程安排等無聊工作上的時間。節省時間意味著你可以集中精力發展業務（甚至提前打卡下班）。

需要給客戶開發票？有一款應用程式可以幫你。想要加強社交媒體遊戲？也有相應的應用程式。需要為自己或員工追蹤時間？很遺憾，沒有這樣的應用程式。

開個玩笑。有幾款應用程式可以做到這一點。

將這些工具納入您的工作流程和程式，可以節省時間和金錢。遊戲的名字就是精簡。應用程式可以提高銷售額、留住更多客戶，還能展示企業在哪些方面 “抽水”，以便您進行業務調整。

花小錢（或不花錢），省大錢。

因此，如果您還在猶豫不決，請將此視為您與時俱進、讓生活更輕鬆的催化劑。

如何為企業選擇合適的應用程式

創業者和小企業主經常陷入的一個陷阱是 “閃亮物品綜合症”。你開始研究不同的小型企業應用程式，現在你想一下子下載所有具有各種實用功能的應用程式。

先別這麼做。

如果你是一個聰明、精明的小企業主，你可以確定自己的業務需求，哪種型別的應用程式能滿足這些需求，然後瞭解有哪些應用程式可以使用，哪些應用程式可以相互相容。

以下是您在為小企業選擇最佳應用程式時需要考慮的一些事項：

• 預算：您的底線是最重要的。在使用新的小型企業應用程式時，要考慮前期成本以及每月或每年的持續訂閱費用。它是否值得您的投資回報？
• 可擴充套件性：隨著小型企業的發展，您的應用程式是否會與您一起成長？尋找能夠提供不同計劃或功能的可擴充套件解決方案，以便在時機成熟時進行升級，而不是尋找一個全新的平臺。
• 使用者友好性：很少有小企業主有時間去使用過於複雜或難以使用的應用程式。對於創業者來說，時間就是金錢。選擇那些功能直觀、有強大的知識庫供您在熟悉介面後參考、並能提供及時響應的客戶支援的應用程式。
• 整合：如果發現自己投入時間和金錢購買的獨立工具無法與日常使用的其他工具很好地整合，那將會非常沮喪。檢查應用程式是否能與您已經在使用的其他工具整合，如客戶關係管理工具或支付處理系統。

許多基於訂閱的應用程式都有免費版本或有限的免費試用期。您可以利用它來測試應用程式的基本功能，看看它是否適合您的小型企業和需求。如果覺得合適，還可以升級到專業版。慢慢來，做足功課，選擇一套適合您的小型企業應用程式。

會計和記賬應用程式

首先，讓我們來看看幾個對財務健康至關重要的小型企業應用程式：您的會計應用程式。雖然會計可能不是每個人都熱衷的，但它絕對是成功經營企業必不可少的一部分。它為長期運營奠定了基礎，併為您的財務健康提供了亟需的可見性。

1. QuickBooks

QuickBooks 在會計軟體領域的歷史由來已久（自 1983 年以來！），它提供多種計劃，可根據您的需求進行定製。它用途廣泛、效能可靠，還捆綁了多種實用功能，可幫助你管理企業財務。

雖然 QuickBooks 仍以桌面應用程式的形式提供（在一臺電腦上使用），但其基於雲的平臺 QuickBooks Online 是中小型企業的理想選擇。它可以隨時隨地訪問，提供工資單和庫存選項，簡化了使用者介面，甚至允許會計師直接插入平臺。

功能特點

• 費用跟蹤：不再有成堆的收據，不再有滿滿的收件箱發票。QuickBooks 會自動整理你的交易，併為你的支出分類。
• 開具發票：還沒給客戶開發票？只需點選幾下，即可建立定製的、品牌化的專業發票。儲存客戶資訊，讓未來開票更輕鬆。
• 薪資：使用包含稅款計算的自動薪資系統，確保您的員工按時、按計劃獲得薪資（您也一樣！）。您可以選擇將工資單新增到任何計劃型別中。

Tips：掃描收據

使用 Apple iOS 或 Android 版 QuickBooks 移動應用程式，用移動裝置掃描收據，並將其數字化儲存以妥善保管，這樣你就不再需要那個塞滿了亂七八糟收據的抽屜了。

QuickBooks 的起價為每月 30 美元。每個計劃都包含 30 天的免費試用期。

2. FreshBooks

FreshBooks 非常適合自由職業者、顧問、個體經營者或處於發展初期的小企業主，尤其是那些提供服務而非產品的企業主。

如果你的業務圍繞客戶專案和跟蹤計費工時展開，那麼 FreshBooks 就是一個不錯的選擇。對於那些需要更多專案管理和時間跟蹤可見性的人來說，它是一種解決方案。

功能特點

• 時間跟蹤：清楚地知道你的時間都花在了什麼地方，以及完成工作需要多長時間。直接在應用程式中記錄您的計費時間，並輕鬆將其新增到發票中。
• 客戶門戶：為您的客戶和顧客提供一個清晰的空間來檢視他們的發票並向您付款。
• 財務報告：獲取現金流的頂級檢視。只需點選幾下按鈕，即可生成損益表、費用報告和其他業務財務檔案。

Tips：與客戶溝通

使用 FreshBooks 客戶門戶簡化與客戶的溝通，讓客戶滿意並獲得報酬。

起價為每月 8.50 美元，您也可以免費試用 30 天。

專案管理

作為小企業主，你需要知道事情是否按時完成，以及應該如何完成。無論你的筆記本上有多少清單，你都不可能記住一天內必須完成的所有事情。

因此，您需要一款專案管理應用程式。

當你有多個團隊成員和眾多期限迫在眉睫的專案時，專案管理（PM）就會變得尤為棘手。當任務或專案在不同時間涉及多人時，協調任務或專案就會成為一項全職工作。

讓我們來看看一些經濟實惠的專案管理選項，將壓力降到最低。

3. Asana

Asana 是一款流行的專案管理應用程式，旨在幫助您計劃、組織和跟蹤專案。它非常適合需要處理複雜專案的企業，也非常適合需要一個可以讓團隊成員進行協作的集中場所的企業。您可以組織包含多個步驟和利益相關者的專案，或將專案新增到待辦事項列表中。

功能特點

• 任務管理：為多個團隊成員和小組分配和跟蹤任務。這樣，每個人都知道自己的職責和任務到期時間，一切都能順利進行。
• 列表、板塊和日曆檢視：使用不同檢視視覺化專案，瞭解完成專案所需的時間和工作量。這非常適合有多個步驟或有嚴格截止日期的專案。
• 協作：對任務發表評論並附加檔案，讓團隊所有成員都能瞭解特定專案的狀態。甚至還有一個內建的 “聊天 ”功能，可以給任何需要進行對話的專案相關人員傳送訊息。

Tips：設定目標

使用 Asana 的目標功能，確保你的任務和專案與公司目標保持一致。

基本計劃是免費的。付費計劃起價為 10.99 美元，提供依賴關係等功能，允許在前一個任務標記為完成之前阻止該任務。

如果你更喜歡大局觀，傾向於用視覺方式組織資訊，那麼 Trello 可能是你的不二之選。Trello 的看板佈局簡單直觀。

特點

• 看板：將任務組織到卡片和看板中，並根據狀態或線性工作流程步驟分欄組織。
• 自動化：內建的自動化功能可以自動建立任務，這對於確保你或你的團隊完成常規任務尤為方便。
• 整合：Trello 可與 Google Drive 和 Slack 等其他常用小型企業應用程式無縫同步，從而使工作流程更加一致。

Tips：建立“已完成”列表

將已完成的任務移到“已完成列表”中，可以讓你獲得成就感和工作順利完成的滿足感。它還能幫助你追蹤已經完成的任務。

Trello 有適合個人使用的免費計劃，也有適合小型團隊使用的標準計劃，每使用者每月 5 美元。

支付處理應用程式

在當今這個快節奏的世界裡，無論是網上購物還是店內購物，顧客都希望能有快捷、省心的支付方式。無論您是一家電器維修公司，還是經營一家網上精品店，您都需要一款可靠的支付處理應用程式。

為什麼呢？

這不僅是為了讓您在收款時更輕鬆，也是為了給您的客戶提供流暢、高效的結賬體驗。在選擇應用程式之前，請考慮您將接受的付款方式：信用卡、移動錢包甚至加密貨幣。您是否需要同時線上上和實體店處理付款？

一款好的支付處理應用程式可以幫您解決所有這些問題，讓所有相關人員都能順利完成交易。

5. Square

Square 是一款多功能支付處理應用程式，提供銷售點系統、線上發票和分析跟蹤功能。它是一個全面的解決方案，是處理線上和現場支付的理想選擇。

功能特點

• 銷售點（POS）：使用移動讀卡器、POS 底座或在網站上接受現場支付。
• 開具發票：線上傳送數字發票並接受付款，這對任何服務型企業來說都是救星。
• 庫存管理：您是儲存實物商品還是擁有電子商務零售商品？您可以在應用程式中實時跟蹤您的庫存。

Tips：跟蹤分析

使用 Square 的分析功能檢視您的銷售趨勢，並通過資料驅動決策優化您的支付處理。

Square 有免費計劃，但要收取手續費。

6. PayPal

PayPal 是專門從事線上支付業務的企業的首選。它非常適合接受國際交易的電子商務企業，因為它允許你接受多種貨幣的支付。

如果您的業務主要在網上進行，PayPal 可能是一個明智的選擇。

功能特點

• 線上支付： 客戶可以使用借記卡、信用卡、銀行賬戶或自己的 PayPal 賬戶進行支付，從而輕鬆接受網站或網店付款。
• PayPal Zettle ： 你知道可以使用 PayPal 進行現場支付嗎？PayPal Zettle（前身是 PayPal Here）是一款移動應用 POS 和讀卡器。它允許顧客使用自己的 PayPal 賬戶進行支付。
• 國際支付： 接受多種貨幣付款，讓您的業務面向全球客戶群。

Tips：在結賬時使用 OneTouch

使用 PayPal 便捷的 OneTouch 功能簡化結賬流程。你的客戶只需點選一個按鈕，錢就到賬了。

PayPal 不收取月費，只收取手續費。

社交媒體應用程式

社交媒體平臺已成為企業推廣產品和服務的現代廣告牌和電波。它甚至更好，因為你可以廣撒網，也可以針對利基市場的特定客戶。

通過社交媒體，您可以直接與受眾聯絡，建立自己的品牌，甚至提供實時客戶服務。如果您仍需要將社交媒體納入營銷戰略，現在正是開始的時候。

如果您一直在嘗試並需要幫助來優化您的努力，讓我們來看看幾款應用程式。

7. HootSuite

HootSuite 是一款強大的社交媒體管理工具。它可以讓你預先安排發帖時間，監控實時參與度指標，如點贊、評論和分享，甚至允許你的社交媒體和內容團隊之間進行無縫協作。

如果資料驅動的決策和團隊合作對你的社交媒體戰略至關重要，那麼 HootSuite 就是你要檢視的應用程式。

功能特點

• 日程安排：在 Instagram、TikTok、Facebook、Pinterest 和 YouTube 等多個流行平臺上計劃和安排釋出內容。
• 分析：跟蹤你的參與度和績效指標，如點贊、分享和粉絲增長，這樣你就能知道哪些有效，哪些無效。
• 團隊協作：你可以設定審批工作流，在帖子上線前對其進行稽覈。

Tips：自動安排帖子

使用 HootSuite 的自動排程功能，在最佳時間自動釋出內容，以獲得最佳覆蓋率和參與度。

標準的 Hootsuite 計劃是我們列表中比較昂貴的計劃之一，起價為每月 99 美元，但有 30 天的免費試用期。

8. Buffer

Buffer 專注於提供簡化、使用者友好的社交媒體管理體驗。與功能豐富的 HootSuite 不同，Buffer 強調簡潔性，是自由職業者、小企業主和個體經營者的理想選擇，他們需要無需學習曲線的直接解決方案。

功能特點

• 內容日曆：在日曆中直觀顯示你的釋出計劃，並清楚地知道何時釋出什麼內容。
• 參與度分析：衡量你的點贊、分享和評論，確定你的帖子是否引起了受眾的共鳴。
• 多賬戶管理：在一個控制面板上管理和安排多個社交媒體賬戶和渠道的內容。

Tips：暫停釋出

在推出新產品或進入旺季時，利用 Buffer 的暫停發帖功能。暫停發帖可讓你靈活地即時調整社交媒體策略，確保傳送最相關、最及時的資訊。

Buffer 的基本功能是免費的，但限制了可連線的頻道數量（三個）和可安排的發帖數量（每個頻道 10 篇）。升級到 Essentials，每月 6 美元，可獲得釋出和分析工具。你可以免費試用任何付費計劃 14 天。

營銷自動化應用程式

作為小企業主，管理營銷可能會感到力不從心。營銷自動化應用程式可以大大簡化您的工作流程，將一長串任務變成幾個自動化步驟。

對於那些正在探索營銷自動化解決方案的人來說，Mailchimp 和 HubSpot 是值得一提的競爭者。Mailchimp 的使用者友好型方法非常適合那些尋求專用且經濟高效的營銷自動化解決方案的人。

相比之下，HubSpot 是一個多功能平臺，不僅具有先進的營銷自動化功能，還可擴充套件到銷售、客戶服務和運營領域。

讓我們來詳細瞭解一下這兩款產品。

9. Mailchimp

Mailchimp 不僅僅用於傳送電子郵件。它是一個集多種功能於一身的營銷平臺，可幫助您拓展業務。它的資料驅動營銷方法使其獨一無二；該平臺採用人工智慧技術，幫助您針對獨特的受眾精心設計營銷活動。

如果您想在網上開展業務並改進營銷，Mailchimp 將為您提供實現這一目標所需的實用工具。

功能

• 電子郵件營銷：建立並向參與度最高的客戶群發電子郵件，讓他們瞭解您的銷售情況或新的部落格文章。
• 登陸頁面：建立專門的登陸頁面，吸引新的潛在客戶。您可以將這些頁面整合到您的網站或在社交媒體上分享。
• 客戶細分：更好地瞭解受眾，並根據行為、消費偏好和購買歷史對他們進行細分。

Tips：對電子郵件營銷活動進行分割測試

您可以使用 Mailchimp 的 A/B 測試功能優化您的電子郵件營銷活動，以獲得更好的參與度。測試不同的主題行、傳送時間和內容，以提高點選率。

Mailchimp 提供功能有限的免費計劃。他們還為 Essentials（13 美元/月）或 Standard（20 美元/月）計劃提供 14 天的免費試用期。

10. Hubspot

HubSpot 不僅僅是一個營銷自動化工具：它還是一個旨在簡化各種營銷活動的工具集合，這使得它在那些希望隨著業務增長擴大外聯範圍的小企業主的應用程式中脫穎而出。

HubSpot 的 Marketing Hub 通過融合自動化功能，促進與受眾進行個性化和及時的互動，讓您可以完善營銷策略並取得更好的效果。

功能特點

• 自動化工作流程：利用視覺化編輯器建立有針對性的工作流程，讓您能夠實時製作簡單的後續營銷活動和複雜的客戶旅程。
• 高階細分和個性化：實施複雜的細分，將正確的聯絡人納入工作流程，並利用從 CRM 整合的資料個性化電子郵件。
• 聊天機器人和定製電子郵件觸發器：利用聊天機器人和定製的電子郵件觸發器與受眾建立有效聯絡，並提供及時、相關的溝通。
• 人工智慧內容生成：HubSpot 全新的人工智慧內容撰寫器為建立各種型別的內容提供了一個簡化的人工智慧解決方案，現在可免費使用。

Tips：通過工作流提高參與度

利用 HubSpot 的自動工作流優化參與度。嘗試使用各種細分市場和個性化跟進活動，確保有效培養每個聯絡人，從而增強整體營銷策略。

Hubspot 有一個免費計劃，可用於參觀和測試。如果你想獲得更多的功能並擴大你的限制，入門計劃起價為每月 18 美元。

時間跟蹤和員工管理應用程式

時間是最寶貴的資源之一。有效地管理和分配時間可以極大地影響生產率和成本管理，並最終影響企業的成功。

時間跟蹤工具可幫助您深入瞭解所花費的時間，突出提高效率和資源分配的機會。無論是優化日程安排還是監督團隊成員的工作效率，這些工具都是無價之寶。時間跟蹤平臺提供的資料能讓您清晰地瞭解工作動態，並有助於使工作與業務目標保持一致。

11. Toggl

如果你需要直觀的介面和簡單的功能，Toggl 就是你的不二之選。它非常適合需要跟蹤計費時間並向客戶開具發票的自由職業者和小型諮詢公司。

功能特點

• 簡單的時間跟蹤：只需單擊滑鼠，即可跟蹤任務時間。這是準確向客戶開具賬單的必備工具。
• 報告：您可以匯出報告詳情和摘要，檢視歷史計費率，這可以幫助您找到更好地利用時間的方法，並將精力分配到最有影響力的地方。
• 團隊管理：如果您管理的是一個小團隊，Toggl 可以讓您監控團隊的表現。您可以確保每個人都能高效工作，並瞭解需要做什麼。

Tips：在工作流程中休息一下

Toggl 內建了 Pomodoro 計時器，每工作 25 分鐘就會提醒你休息一下。您可以更改這些設定，以適應任何適合您的工作/休息時間表。

你可以免費開始使用 Toggl。

12. When I Work

When I Work 是一個具有時間跟蹤和員工管理功能的日程安排平臺。如果你是管理團隊的小企業主，它是一個不錯的選擇。該平臺還與 QuickBooks、Square 和 Zapier 等小型企業工具整合。

功能特點

• 員工日程安排：建立員工日程表並線上管理。無需紙質日程安排，減少了日程安排衝突的可能性。
• 時間跟蹤：監控員工的計費工時，以便發放工資。
• 溝通：您與員工之間在應用程式中的快速溝通有助於協調您的業務管理，讓您的企業感覺像一個團隊。

Tips：讓員工管理自己的日程安排

您可以通過交換功能讓員工管理自己的工作日。這樣既能減輕你的工作負擔，又能給員工更多的靈活性，讓他們保持愉快的心情。

基本計劃的起價僅為每位使用者 2.50 美元。

通訊和工作空間協作應用程式

截至 2023 年，超過三分之一的美國勞動力在家工作，因此遠端通訊對於有效協作至關重要。

非同步通訊的興起是對不同工作時間和地點的一種迴應，它允許不需要立即響應的互動，從而適應不同的時區和工作時間。

無論您的團隊是完全遠端辦公、辦公室辦公，還是採用混合模式，實施強大的雲協作應用程式都能促進有效溝通。它能確保每個成員保持一致並瞭解情況。

13. Slack

Slack 實際上是一個超級聊天室。您可以按專案、客戶、興趣等組織不同的 “頻道”。您還可以單獨或分組直接向團隊成員傳送訊息。您可以建立使用者標籤，以便與特定部門或角色聯絡，還可以使用平臺內的協作工具，如核對表或視訊通話。

功能特點

• 實時訊息：通過 Slack，團隊成員之間可以快速傳送訊息，而無需在辦公桌前交談或等待電子郵件回覆。它還允許你設定提醒，以便重新檢視資訊或將重要公告固定下來，以免丟失。
• 檔案共享：直接在聊天中共享文件、檔案和圖片。要查詢某個頻道中共享過的所有檔案，請檢視其設定。(注：免費的 Slack 計劃會定期清除檔案共享和訊息歷史記錄）。
• 整合：Slack 可與 Google Drive、Dropbox 和 Asana 等基於雲的工具無縫整合，從而建立更加統一的工作流和流程。

Tips：為專案和娛樂組織頻道

為備忘錄、肯定句和寵物照片建立娛樂頻道，以促進團隊凝聚力。您還可以新增團隊建設應用程式，如 HeyTaco，讓團隊成員知道他們得到了讚賞。

該應用可免費使用，也可升級到專業版 Slack，每使用者每月 7.25 美元。

14. Microsoft Teams

Microsoft Teams 是一款更強大的協作工具，對於需要更全面的功能並計劃採用其他 Microsoft Office 產品的企業來說，它是一個理想的選擇。

功能特點

• 視訊會議：如果你經常召開團隊會議，Microsoft Teams 可以為你提供同類最佳的高質量視訊通話。
• 實時協作：Teams 可自動與其他 Office 365 應用程式同步，因此您可以與其他專案成員實時編輯 Microsoft Word 或 Excel 檔案。
• 斜線命令：使用快捷命令可以更快、更高效地工作。你可以儲存資訊或讓別人知道你需要幫助。

Tips：在團隊中計劃任務

Microsoft Teams 還具有簡潔的專案管理功能，例如其“計劃”選項卡。在應用程式中設定任務和截止日期。

Microsoft Teams 的商業計劃起價為每月 4 美元，但你也可以選擇免費的家庭計劃。

小結

為您的小型企業確定合適的應用程式可以改變遊戲規則。它不會神奇地讓一切都變得毫不費力，但它可以大大釋放你的時間，讓你專注於客戶參與和團隊建設等重要方面。

通過準確定位真正符合您需求的應用程式，您獲得的不僅僅是工具，還能為可持續增長、增強客戶關係以及潛在的收入增長創造機會。