擁有一家企業感覺就像在經營一個馬戲團。你可能沒有大象在巨大的沙灘球上保持平衡，但你肯定要在盈利的鋼絲繩上行走的同時兼顧多項任務。
如果能從你的工作中抽出一些時間，那不是很好嗎？
聰明的企業家們現在正在這麼做。他們的祕訣就是人工智慧。
我們不會說人工智慧可以讓你的整個工作日自動化或取代員工，但毫無疑問，這項技術可以提高你的工作效率。
為了幫助你釋放這些優勢，我們製作了一份可操作的人工智慧生產力指南。
人工智慧如何提高您的工作效率
人工智慧現在風頭正勁。你可能聽人說過，這項技術將“顛覆所有行業”，“用機器人取代所有人”。
這還有待觀察。我們還沒到那一步。
人工智慧更像是一個非常聰明的實習生。你可能不應該讓它在無人監督的情況下做任何事情。但只要有正確的指令，它就能處理一系列任務，為你自己的工作提供支援。
同樣重要的是，大多數人工智慧工具都比傳統軟體更容易使用。你只需輸入所需的資訊，然後等待回覆。如果第一個答案不完全正確，你只需要求修改。
人工智慧能（和不能）為您的企業做什麼
讓我們花點時間來澄清一下炒作。以下是人工智慧如何幫助提高企業生產力的一些例子：
- 將簡單的管理工作自動化
- 執行資料分析
- 加強客戶支援
- 深入研究
- 幫助提供創意支援
另一方面，在使用人工智慧完成以下任務時應非常謹慎
- 撰寫完整的草稿
- 查詢準確的最新資訊
- 處理人力資源和法律事務
- 財務決策
- 自動發揮創造力
目前的人工智慧工具並不可靠，因此最好避免在出現錯誤時使用人工智慧。
此外，值得注意的是，大型語言模型並沒有新的想法，它們只是將以前遇到過的概念重新混合。因此，我們建議保持對創意工作流程的控制，將人工智慧作為助手或合作伙伴來使用。
利用人工智慧提高工作效率的12種有效方法
別再含糊其辭了，如果你真的想利用人工智慧來提高工作效率，我們有一大堆點子可以供你參考！
1. 自動化待辦事項列表並確定任務優先順序
作為一名小型企業家，你可能沒有私人祕書。任務管理是你自己的領域。
而且，你有很多待辦事項。光是更新任務清單就是一項兼職工作。
如果你更願意花更多時間來完成任務，可以嘗試使用 Notion、ClickUp 和 Todoist 等平臺內建的人工智慧工具。這些工具可以自動排定任務的優先順序、設定提醒事項，甚至根據你的目標建議工作流程，從而幫助你安排好工作量。
想象一下，你有一份混亂的一週任務清單。人工智慧可以自動對它們進行分類（如“緊急”、“低優先順序”等），然後建立一個平衡工作量的每日日程表，確保您專注於最重要的事情。
Tips：將專案管理工具與日曆應用程式整合，在日程表中檢視待辦事項。
2. 更快地回覆電子郵件
如果說企業中的任何事情都是必要之惡，那麼電子郵件可能是最接近的。
美國員工平均每週要花 11 個小時來傳送和回覆電子郵件。可以肯定的是，創始人的這一數字更高。
好訊息是，利用人工智慧可以大大減少這段時間。
Superhuman、superReply 和 Gmail 自帶的 Smart Compose 都使用人工智慧在幾秒鐘內編寫電子郵件草稿。它們甚至可以“閱讀”對話中的前一封郵件，並根據上下文撰寫回復。有些還允許你選擇想要的語氣。
Tips：使用 ChatGPT 撰寫電子郵件！只需確保上傳您的寫作風格範例，這樣人工智慧就能找到正確的語氣。
3. 升級你的時間管理
當你專注於某件事情時，很容易忘記時間的流逝。這在優先順序高的任務上沒問題，但你可能會花整整一週的時間來思考在 LinkedIn 上釋出的深刻思想。效率不高。
為了確保合理利用寶貴的時間，最好對自己的工作進行跟蹤。RescueTime TimeSheets 和 Timely 等工具利用人工智慧準確監控你的時間使用情況，找出效率低下的地方，並提出優化日程安排的建議。它們還能幫你制定切實可行的目標並跟蹤進度。
Tips：檢視智慧時間追蹤工具提供的週報，找出你的工作效率模式，並據此調整你的工作習慣。
4. 排除干擾
把時間花在錯誤的任務上並不是唯一的生產力殺手。
重要任務中的任何干擾都會輕易摧毀你的注意力。只需一個通知，就能讓你走上拖延之路。如果你在家工作，還有更多潛在的干擾需要避免！
幸好，幫助就在身邊。新一代人工智慧驅動的應用程式正在崛起，它們提供智慧過濾器，可以遮蔽社交媒體、新聞網站、YouTube 等看起來無法提高工作效率的網站和應用程式。FocusTug 和 Hedge 就是其中的佼佼者。
傳統的分心攔截器依賴於簡單的過濾器，而這些瀏覽器擴充套件則對每個頁面進行審查，以確保你不會偏離工作。有了 Hedge，你可以告訴應用你想做什麼，它就會幫你完成任務。
Tips：Hedge 還包括一個 Pomodoro 技術的計時器，這意味著你可以鎖定一個設定的時間。
5. 使用人工智慧日曆更智慧地安排日程
與任務管理一樣，日程安排也會對你的整體工作效率產生相當大的影響。
以會議為例。經過一上午的視訊通話，你疲憊不堪的大腦在下午也不會有太多的收穫。
同樣，某些任務也需要一定的時間。在日曆中將這些拼圖拼接起來可能是一個耗時的難題。
人工智慧可以縮短這一過程。像 Motion 和 Clockwise 這樣的工具可以在幾分鐘內起草出一份日程表草案，並幫助你為新的會議和任務找出合適的空隙。Motion 甚至還能在你準備把自己拉得太長時進行干預。
如果甜點選單也有類似的東西就好了。
Tips：大多數人工智慧日曆工具都允許您與員工共享日曆，這樣他們就可以安排適合自己的時間。如果稍後您需要調整時間，應用程式可以主動聯絡您併為您重新安排活動。
6. 加快內容建立
當然，社交媒體並不總是讓人分心。作為企業主，您可能負責在公司賬戶上釋出資訊。您也可能是建立電子郵件通訊和部落格文章的人。
雖然人工智慧可以將這些任務完全自動化，但效果可能不盡如人意。相反，您值得將人工智慧作為您的創意夥伴。
您可以使用 ChatGPT、Claude 和 Perplexity 等流行的平臺來研究主題、開發吸引人的角度，甚至還可以針對搜尋引擎優化優化內容。ChatGPT 和圖片生成器（如 Pika）可以根據書面說明製作視覺內容，專用的人工智慧模型甚至可以製作短視訊。這一切都比從頭開始更快、更簡單。
為了更好地理解工作流程，想象一下你擁有一家銷售太陽能電池板的企業。你可以開啟 ChatGPT，徵集適合目標市場的內容創意。然後，您可以挑選出自己最喜歡的內容，並要求人工智慧建立一個要點提綱或生成視覺化內容的提示。
完成草稿後，您就可以將其輸入人工智慧並徵求反饋意見。
Tips：專業的內容工具通常能產生更令人印象深刻的效果。對於書面內容，可以考慮使用 Write 或 Jasper。對於視覺效果，可以嘗試使用 Pika、Descript 或Canva。
7. 與頭腦風暴夥伴合作
內容並不是人工智慧可以充當你的合作者的唯一領域。
假設你正在考慮推出一款新產品。應該叫什麼名字？合適的價位是多少？競爭對手是什麼樣的？
這些問題都可以通過 ChatGPT 和 Deepseek 等工具來解決。答案可能並不完全準確，但這應該能為你的額外研究和頭腦風暴提供一個起點。
您還可以要求人工智慧幫助您解決業務中的具體問題。提示越詳細，答案就越個性化。
Tips：請記住，人工智慧是您的助手。將回答作為起點，挑選出最合理的選項，並利用自身的知識和經驗在此基礎上進行擴充套件。
8. 從每次會議中獲取完美筆記
記筆記是一項必不可少的管理任務，但你不可能一邊專注於會議，一邊全面記錄要點。除非你使用人工智慧。
Fireflies.ai 和 Otter.ai 等工具可以將會議錄音變成完整的轉錄。然後，您可以新增發言者的姓名，並生成討論摘要。這些工具甚至可以從談話中提取行動專案，分析談話的情感基調，這意味著不會遺漏任何背景資訊。
作為一名繁忙的企業家，能夠提醒自己三個月前客戶會議的關鍵談話要點是非常有用的。
Tips：一定要花幾分鐘時間檢視人工智慧生成的筆記，以確保準確捕捉到細節，尤其是對於高風險會議。
9. 更快地製作簡報和幻燈片集
做一場精彩的演示，並用幻燈片作為支援，是贏得大客戶的行之有效的方法。問題是，準備所有這些幻燈片需要花費大量時間。
人工智慧演示工具正在改變這一遊戲規則。通過 Tome 和 Beautiful.ai，現在可以在幾分鐘內製作出精美、專業的幻燈片。
這些智慧平臺可以處理視覺方面的問題，根據內容選擇佈局並插入相關圖形。有些平臺甚至可以生成指令碼，或從現有的演講稿中提取要點。
在人工智慧的所有應用案例中，這一定是最省時省力的一種。
Tips：人工智慧可以為您的幻燈片提供一個很好的起點。不過，您應始終根據自己的品牌聲音和受眾要求來定製內容。
10. 在幾秒鐘內執行高階資料分析
資料分析是改進業務流程的重要第一步。問題是，很少有小企業主有時間或資源進行深入分析。也許每年一次，但絕對不是每月一次。
如果您有一位全職的資料專家，也許情況會有所改觀。這聽起來很昂貴，直到我們告訴你這位專家的名字叫 ChatGPT。
這個世界上最受歡迎的人工智慧實際上是一位出色的資料分析師–能夠從大型資料集中提取關鍵見解，並製作出令人印象深刻的視覺化效果。你只需上傳原始資料（CSV 檔案即可），然後提出任何你想知道的問題。
你甚至可以更進一步，上傳一年的銷售資料、客戶互動和市場趨勢。人工智慧應該會生成一份全面的報告，顯示產品效能、客戶人口統計、季節性變化和未來潛在機會之間的相關性。
如果這還不算是一種有價值的生產力提升，那我們就不知道什麼才是了！
Tips：請記住，人工智慧資料分析的目的是收集資訊。雖然這一過程可能會揭示出強大的洞察力，但您的專業判斷力應推動決策過程。
11. 獲取任何檔案的摘要
哦，天哪。一份長達 80 頁的檔案剛放到你的辦公桌上，而你需要在本週末之前知道所有的主要內容。
你可以在接下來的三個工作日內讀完每一個字……也可以讓 AI 挑出最重要的內容，然後繼續你的任務清單。
我們認為第二種選擇可能更有效率。
同樣，ChatGPT 和 Claude 是您的好夥伴。上傳您需要仔細檢查的檔案，然後讓人工智慧對文字進行總結。或者，你也可以提出具體問題，讓人工智慧通過逐字引述來回答。
雖然我們不建議在真正重要的內容（如法律檔案）上使用這種技術，但它絕對可以為你節省處理內部報告等內容的時間。
Tips：你可以讓人工智慧突出顯示文字的相關部分，然後自己全文學習這些部分，而不是隻閱讀摘要。
12. 為客戶提供基本支援
除非你的企業足夠大，擁有一名全職的支援代理，否則你可能仍在處理大量的來電詢問。老實說，其中有些是毫無意義的，比如常見問題中已經回答過的問題。
好訊息是，你不需要把一週一半的工作時間都花在處理這些請求上。你可以讓人工智慧支援機器人來代替你。
Zendesk 和 Help Scout 等解決方案允許您設定人工智慧聊天機器人，通過網站為客戶提供全天候支援。這些機器人可以解釋接收到的請求，引導使用者使用相關資源，並收集有關更復雜支援單的資訊。
Tips：根據新產品資訊、常見客戶詢問和品牌指南隨時更新人工智慧客戶支援系統，以確保回覆始終符合要求。
小結
正如本指南所證明的，人工智慧有可能改善創業者工作流程中的多個領域–從加快日常瑣事到提高創造力。它甚至可以幫助你更有效地處理多項任務。
關鍵是不要過於依賴人工智慧。目前的工具功能強大，但你仍應牢牢把握方向盤。
評論留言