人們在辦公室裡所做的幾乎所有工作都是在一個名為 Microsoft Excel 的神奇程式的幫助下完成的，當你第一眼看到它時，可能會覺得它只是一個只有表格和輸入資料槽的程式，但這樣的描述並不足以說明這個程式的真正能力。從管理辦公室賬目到管理整個國家所需的資料，Excel 可以做任何事情，你只需要知道如何使用它。本文將介紹一些非常酷的 Excel 技巧和竅門，它們可以幫助許多使用者改進迄今為止使用 Excel 的方式。
1. 為頂部選單新增快捷方式
有很多工具，我們總是希望一鍵就能找到，但大多數情況下，我們不得不多點選幾下，還要搜尋一下，才能找到我們想要使用的工具。如果我們看一下 excel 視窗的左上角，就會看到一個 excel 小圖示，圖示上有 3 個小圖示，其中一個代表儲存，另外兩個是撤消和重做。
這些都是 excel 為我們提供的快捷方式，excel 還提供了在此處放置更多快捷方式的選項。為此，你需要點選撤消和重做右邊的一個箭頭，懸停在上面時，箭頭上寫著 “自定義快速訪問工具欄”。
按下它後，你就可以選擇要新增到快速訪問工具欄（左上角儲存、撤消和重做的位置）的工具。例如，如果我們點選 “新建” 選項，工具欄上就會出現建立新檔案的圖示。
2. 新增對角線
我們可以通過 excel 允許的一種簡單格式化方法在單元格中新增對角線。為此，我們只需選中一個希望新增對角線的單元格，選中單元格後點選滑鼠右鍵開啟選項。
在選項中，我們需要點選 “格式化單元格” 選項。點選 “格式化單元格” 選項後，我們會看到一個對話方塊，在對話方塊中，我們需要點選頂部條形圖中紅色突出顯示的邊框選項。然後，我們可以點選另一個高亮顯示的選項，該選項顯示了單元格中對角線的格式，對話方塊中還有另一個選項，大家可以自行查詢。
選擇對角線作為邊框樣式後按下確定，就會在我們打算放置對角線的單元格中建立一條對角線。要在對角線上下新增文字，我們需要在單元格中輸入一些內容，然後按 Alt+Enter 將其轉到下一行，然後在第二行中輸入我們需要在對角線下方新增的其他內容。這裡的一個問題是，我們需要使用空格鍵來調整文字在對角線上下的對齊方式。
3. 在單元格之間移動和複製資料（使用拖放和 Ctrl 鍵）
每當我們在 excel 的單元格中輸入內容時，我們總是可以將其從一個地方剪下到另一個地方，方法是先右擊該單元格並按剪下鍵，然後將其貼上到其他單元格中。另一種有效的方法是拖放。你需要做的就是，在你想要移動的單元格上，將游標放在該單元格的邊框上，這樣就會出現一個有 4 個箭頭指向各個方向的符號（這個符號表示你現在可以選擇該單元格，然後將它移動到你想移動的地方）。
如果你現在點選這個符號，然後將游標移到另一個單元格，同時仍然按下它，你會看到有東西隨著游標移動。最後，如果你移動到另一個單元格並放開游標，你會發現單元格的內容已經移動到了新的位置。
前面我們討論瞭如何將資料從一個單元格移動到另一個單元格，另一個我們經常使用的函式是複製函式。我們甚至可以使用這種拖放方法來執行復制，但為此我們需要在單擊上文中提到的符號之前按下 Ctrl 鍵。這樣就會出現一個新的符號，如下圖所示。然後，你可以繼續按住 Ctrl 鍵，然後嘗試將單元格拖放到其他地方，你會發現這種方法複製的是單元格的內容，而不是移動它。
4. 限制輸入
如果我們只想在工作表中輸入一組特定的值，但出現了一個超出我們預期範圍的資料值，該怎麼辦？這是在專案工作中經常遇到的問題，會給我們想要得到的最終輸出結果帶來問題。為了確保只新增特定的值集，我們需要資料驗證的幫助。資料驗證功能允許我們限制系統輸入資料的範圍和型別。
要使用資料驗證功能，首先需要選擇要實施限制的單元格，然後在最上方的條形圖中點選資料。
點選資料後，我們需要點選資料驗證，如圖所示。這將帶我們進入對話方塊，我們可以在其中為系統設定所需的值。然後，我們需要通過點選對話方塊中的允許選項來選擇所選單元格中允許的輸入型別。
例如，如果我們選擇了整數，那麼系統會要求我們選擇允許輸入的整數範圍。這樣，我們就只能在我們提到的範圍內輸入資料。舉個例子，我們將範圍設定為 12 到 111。
在我們所舉的例子中，你可以看到，如果輸入的數值超出了這個範圍，即 222，我們就會收到一個錯誤資訊，提示該值無效，並且使用者對可以在該單元格中輸入的數值設定了限制。
5. 在底部欄中獲取更多統計資料
每當我們使用 Excel 將資料以數字的形式輸入表格時，我們都會在下方的狀態列中看到某些統計資料或某種摘要，通常它會顯示我們在任何給定時間點所選擇的資料的平均值、計數和總和。
Excel 為狀態列中的彙總提供了更多選項，要最大限度地利用它，可以右鍵單擊狀態列上的任意位置，一旦右鍵單擊狀態列，就會看到許多選項，其中包括 Excel 為我們所選資料彙總提供的其他選項。我們可以選擇平均值、計數、數值計數、最小值、最大值和總和。在圖片中，我們可以看到當我們選擇檢視大部分可用選項時狀態列的樣子。
6. 轉換文字大小寫
我們可以使用一個小函式來轉換文字的大小寫，該函式非常容易使用，只需輸入 “UPPER(text/cell) “表示大寫，輸入 “Lower(text/cell) “表示小寫，最後輸入 “Proper(text/cell) “表示單詞的第一個字母大寫。其用法見下圖，單元格顯示了 Upper、Lower 和 Proper 的用法以及最終輸出結果。
大寫
小寫
首字母大寫
7. 使用”&”排列不同單元格中的文字
我們只需使用”&”就可以將不同單元格中的文字新增到一個單元格中，為此我們只需在單元格中寫入”=”，然後逐個點選需要新增到新單元格中的單元格，我們還需要在點選要新增的每個單元格後新增”&”，因為它將新增我們點選的單元格的名稱。因此，看起來就像下圖所示。
8. 一次新增多行或多列
我們都知道如何在 excel 文件中新增一行或一列，但我們還需要了解的是，如何才能一次性新增多行或多列，而不是一次新增一列或一行，然後再重複一次又一次的新增過程。
為此，我們首先需要選擇要新增的行數，例如，如果我們需要在現有表格中新增 4 行新行，那麼我們就選擇 4 行（我們需要新增行的下方/上方），然後單擊右鍵並點選插入。這時會開啟一個小對話方塊，讓我們選擇需要對所選行/列執行的具體操作。
如果我們按下對話方塊中的整行，就會在表格中新增 3 行。你可以在插入對話方塊中玩一玩，看看還有什麼其他選項。
9. 使用自動更正
如果你習慣在任何地方都使用簡訊或簡短的手語，或者你有拼寫錯誤的不良記錄，那麼你可以使用 MS Excel 的自動更正功能。要使用該功能，首先需要進入檔案>選項>校對>自動更正選項。在這裡，你會看到一個對話方塊，允許你輸入要替換的文字。你可以新增任何拼寫錯誤的單詞，例如，我可以把 “frnz” 作為一個要替換為 “friends” 的單詞，每當我使用錯誤的拼寫（frnz）時，自動更正就會糾正我（把 “friends” 替換為 “frnz”）。
10. 使用 Data-> From Web 提取網頁資料
比方說，你看到一個網站，並希望從該網頁上的資料中分析某件事情。例如，如果我們在一個網站上找到一些教職員工的姓名，然後使用這樣的線上工具將網頁直接轉化為 excel 資料，我們將得到一個包含一些轉換資料的表格，最後我們可以將其下載為 .csv 檔案，並在 excel 上檢視，在下圖中的資料中，我們可以以組織良好的表格形式檢視網站上的所有資料。
這種技術也可用於資料量巨大的網頁，我們可以很容易地在 excel 上對其進行分析。
11. 使用資料分析選項建立資料直方圖
要建立直方圖，我們首先需要在 excel 中新增一個外掛。為此，首先需要進入 “檔案”>”選項”>”載入項”。看到載入項視窗/選項後，我們需要確保在選項對話方塊下端附近的管理選項中選中 Excel 載入項。選擇 Excel 附加功能後，我們需要選擇 “轉到”，以開啟附加功能對話方塊。在該對話方塊中，我們需要選中 Analysis ToolPak 並單擊確定。
完成上述先決條件後，我們需要轉到資料下分析部分的資料分析選項。點選它將開啟一個名為 “資料分析” 的小對話方塊。在對話方塊中，我們需要選擇直方圖，然後單擊 “確定”。然後，對話方塊會要求我們輸入一個資料範圍，並在此基礎上建立直方圖。然後，我們可以選擇適當的選項來建立我們希望建立的直方圖。
12. 條件格式化
條件格式化是 excel 中的一個強大工具，顧名思義，條件格式化根據特定條件對單元格進行格式化，例如，如果我們要將班級中考試不及格的學生用紅色突出顯示，那麼我們就會使用條件格式化。
為此，我們需要選中要格式化的單元格，然後點選條件格式化選項，然後點選新規則，在資料上執行新規則。在下面的示例中，所有分數介於 0 和 40 之間的卷面數字都將標為紅色。
13. 使用填充柄複製格式（高階格式化）
填充柄這個工具向我們展示了 excel 這個軟體是如何製作得如此精美，它是 excel 中最容易使用的工具之一；但它所做的工作比我們身邊許多複雜的工具要多得多。試想一下，如果有人告訴你，你只需格式化一兩個單元格，其他所有單元格只需點選和拖動就能搞定，你會作何感想。它所做的就是在單元格中尋找一種模式，然後在你拖動它時，它就會填充它認為合適的值。
要使用填充柄，你需要轉到單元格或選定單元格的右下角，你會看到一個實心的 “+”。如果按住並拖動，就會看到神奇的效果。
下面將解釋使用填充柄進行格式化時允許使用的一些選項。
在下面的圖片中，你可以看到使用填充柄填充某些單元格時的選項；這些選項包括複製單元格、快速填充、僅填充格式和不填充格式。你可以從附帶的圖片中看到後 3 個選項的作用。
快速填充
僅填充格式
不帶格式填充
14. 擁有表格的實時轉置複製
我們知道如何獲得資料的轉置複製，如果有些人不知道，也不用擔心，只需複製要轉置的資料，然後在貼上時查詢貼上選項，然後點選轉置，就能獲得轉置版本。這是一種普通的複製和貼上操作，只會建立原始表格的固定轉置版本。
要建立資料的實時轉置版本，除了複製和貼上之外，還需要做更多的工作。首先，你需要檢視有多少行和列，然後選擇這些列和行的轉置版本。例如，在下面的圖片中，你可以看到要複製的資料有 9 行 2 列，而我們隨後選擇的區域有 9 列 2 行。
選擇這些新列和新行後，需要鍵入 =Transpose（”資料單元格左上角座標”：”資料單元格右下角座標”），在下面的圖片中，它們恰好是 a1 和 b9，因此需要輸入的等式是”=Transpose(A1:B9)”，輸入這個等式後，需要按 “Shift+Ctrl+Enter“，然後就可以看到神奇的一幕發生了。
這樣就建立了一個新的轉置表，但它是原始表的實時副本，也就是說，如果你對原始表做了任何更改，這個表也會隨之更改。如下圖所示，當更改 B6 中的資料時，L10 中的資料也會自動更改。一個小的代價是，你不能複製原始表格中資料的格式，這一點從兩個黃色單元格沒有將其黃色帶入實時轉置副本中就很明顯。
15. 輸入折線迷你圖Sparkline
折線迷你圖是可以放置在單元格中的小型圖形或圖表。它們是在 MS Word 2010 中引入的，可以大大提高 excel 資料的可視性。要製作這樣的圖表，首先需要選擇要建立火花線的資料，然後轉到插入>折線迷你圖。
系統會要求你輸入折線迷你圖的目標位置。輸入目標位置後，漂亮的折線迷你圖就在那裡等著你了。
希望這篇文章能幫你學到一些你不知道的 Excel 技巧。如果您有任何疑問，請隨時在評論區提問。
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