利用Otter.ai將冗長的會議變成可執行的總結

現在是下午 3 點。你今天的第四次會議剛剛結束（哇！）。

你寫得手都疼了，筆記本上的內容也說明了這一點–散亂的箭頭、半成品的想法、不再有意義的行動專案，以及偶爾在某人遇到技術問題時的塗鴉……

當你專注於捕捉文字時，你錯過了微妙的點頭、關切，以及其他發生真正聯絡的時刻。

你並不孤單。在美國，每天要召開 1100 萬次會議。團隊每週在這些會議上花費 5 個小時，但 71% 的會議沒有產生有意義的結果。

大多數受訪員工表示，大多數會議都可以用電子郵件的形式進行。

代價是什麼？每年損失 370 億美元的生產力。

對於小企業主來說，這樣的計算是行不通的。花在潦草記錄上的每一分鐘，都是沒有用來建立關係、做出戰略決策或發展業務的一分鐘。

這正是人工智慧可以提供幫助的地方。Otter.ai 等工具可以捕捉每一個字，生成清晰的摘要，並自動跟蹤行動專案。您可以繼續專注於人類最擅長的領域：引導對話、建立信任和做出明智決策。

讓我們來了解一下會議摘要，以及如何利用 Otter 等工具充分利用會議。

首先，您真的需要人工智慧會議摘要嗎？

讓我們把會議記錄和總結想象成原始錄影和電影預告片。

筆記記錄了一切：從凱特關於洛杉磯之行的所有發言、某人的隨機評論、旁白對話到大聲說出的偏離軌道的想法。這是對整個會議的記錄，但問題是，會議結束後，你很少會用到會議筆記。

而摘要則可以提煉出重要的內容–做出的決定、分配的任務和計劃的下一步–為你節省大量時間。

82% 的 Otter 使用者表示，他們會利用節省下來的時間在會議之外完成更多工作。

仍在用傳統方式記筆記的小企業主在每次會議中都要權衡利弊：要麼出席並參與，要麼準確記筆記。我很少見到有人能兩者兼顧。

像 Otter.ai 這樣的人工智慧會議摘要工具可以幫助您省去手動記筆記的麻煩，全身心地投入會議。

Otter 可以捕捉所有內容並建立一份出色的會議摘要，其中包括以下四項基本內容：

1. 我們決定了什麼？
2. 誰在什麼時候做什麼？
3. 我們解決了什麼問題？
4. 接下來會發生什麼？

這些總結還能幫助團隊成員保持一致和負責。不再有 “我以為你在處理這個問題！”的時刻。

會議總結有助於保持簡單、清晰，最重要的是，對每個人來說都是可操作的。

開始使用Otter.ai：構建您的會議智慧系統

從零散的筆記到精簡的會議，只需一步之遙。讓我帶領您轉變捕捉、處理和啟用會議智慧的方式。

用5個簡單步驟設定人工智慧助理

改變您處理會議的方式，只需一個簡單的設定過程。以下是如何開始：

第 1 步：建立賬戶

使用您的電子郵件（最好是您的工作電子郵件）註冊 Otter.ai，以訪問協作和分析等工作區功能。

註冊後，請確認您的電子郵件以啟用賬戶。如果確認電子郵件沒有出現，請檢查您的垃圾郵件資料夾，並將 Otter.ai 新增為聯絡人。

第 2 步：連線您的日曆

將 Otter 連結到您的日曆，以簡化會議管理。

連線後，Otter 會自動加入預定會議、記錄對話並生成摘要，無需人工干預。

第 3 步：下載移動應用程式

此外，您還可以下載 Otter 移動應用程式。它可以跨裝置同步，讓您隨時隨地記錄、轉錄和訪問對話。

第 4 步：對 Otter 進行標籤和詞彙訓練

通過標記語音和新增自定義詞彙，Teach Otter 識別說話者。對於團隊，你還可以新增共享詞彙，以提高專業術語和名稱的轉錄準確性。

第 5 步：整合您已在使用的工具

Otter 整合了您可能已經使用的各種工具。您可以將它連線到 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Dropbox 等應用程式以及您最喜歡的日曆，從而提高工作效率。

這些整合簡化了工作流程，提高了協作效率。

線上會議的核心功能

把 Otter 想象成一個熟練的行政助理，但它絕不會 錯過任何一個節拍。

以下是我們非常喜歡的一些核心功能：

• 實時轉錄： 這是最重要的功能，因為我們需要（幾乎）準確記錄每一個字。Otter 能以98% 的準確率捕捉每個單詞，自動識別發言者，並在關鍵時刻做出標記。
• 自動摘要： 每次會議結束後，Otter 都會將討論內容提煉為清晰、可操作的要點。它會建立一份摘要和行動專案清單，您可以將其轉發給團隊成員。
• 協作智慧： 人工智慧並不瞭解公司的背景，因此團隊成員可以回到記錄稿中，強調更多的關鍵時刻、新增評論，並在想法的基礎上加以改進，從而將靜態記錄稿轉化為與專案共同發展的活文件。

這就是會議轉錄軟體的全部功能。現在的問題是，值得投資這個工具嗎？

Otter值得投資嗎？

答案取決於會議如何融入您的工作流程。不過，如果您經常參加會議，Otter.ai 還是非常值得的。

它能自動執行耗費時間和精力的任務，如記錄筆記和總結討論。僅幾次會議節省下來的時間就足以支付該工具本身的費用。

以下是定價計劃：

對於剛開始使用 Otter.ai 的人來說， 免費計劃是探索 Otter.ai 功能的絕佳方式。

它包括每月 300 分鐘的轉錄、實時會議摘要和實時協作功能。對於只參加幾次會議的人來說，該計劃已經帶來了巨大的價值–捕捉討論、總結決策並幫助您保持專注。

如果您的需求增加，專業版計劃（按年計費，每使用者每月 8.33 美元）可提供無限次會議和人工智慧摘要。每月只需節省一小時，就能收回成本！

商業計劃每月每使用者 20 美元（按年計費），非常適合團隊使用。

您將獲得

• 企業級安全性。
• 自定義詞彙培訓新增。
• 高階團隊管理。
• 優先支援。

小型企業通常會發現，該計劃每年可將數百小時的工作時間轉用於高效工作。

超越基本會議記錄

Otter.ai 不僅能記錄會議內容，還能給人留下深刻印象。

例如

• 自動生成行動專案。
• 建立可搜尋的機構知識檔案。
• 通過共享註釋實現非同步協作。
• 跟蹤會議模式和參與指標。

62% 的 Otter 使用者表示每週至少可節省4小時。

充分利用Otter.ai促進業務增長

有效使用 Otter.ai 不僅可以簡化您的會議，還可以通過節省時間、改善協作和推動可操作的成果來幫助您的業務增長。

以下是如何充分利用其功能的方法：

改進會議記錄

每次會議開始前都要做好準備。確保您的麥克風能清晰地捕捉音訊，如果您在一個房間內，請將麥克風放在中心位置。

加入虛擬會議時，將 Otter.ai 配置為自動加入並開始轉錄。這種無需動手的方法可以讓您完全專注於討論，而不必擔心遺漏細節。

鼓勵與會者在對話中清楚地發言並表明自己的身份。Otter 的發言者識別功能在聲音清晰的情況下效果最佳。對於重複性會議，可利用該平臺隨時間推移完善發言者標籤的功能，以提高準確性。

自定義和編輯摘要

Otter 的人工智慧生成的總結非常準確，但每個企業都有細微差別。在會議結束後檢視總結以確保其與目標一致是非常有意義的。

會議結束後，立即重新檢查關鍵決策、編輯行動專案，並確保明確截止日期。

為發言人、專案或任務使用自定義標籤。例如，標記 “客戶建議書 ”行動專案可確保在以後搜尋該會議時顯示出來。

通過這種方式對摘要進行個性化處理，可以讓後續工作更輕鬆，並讓每個人都負起責任。

使用協作功能

Otter 可以讓你像編輯共享文件一樣編輯會議記錄。團隊成員可以對記錄謄本進行註釋、新增評論，並突出顯示最重要的時刻。

一般來說，企業可以使用這些工具以非同步方式共同完善想法、分配任務和明確責任。

協作編輯還有助於協調整個團隊。

例如，在產品釋出討論之後，您可以突出客戶的反饋意見，並在記錄謄本中為營銷和產品團隊分配具體的跟進任務。

由於評論已附加到會議副本中的特定時間戳上，因此團隊可以獲得評論的完整上下文。

自動共享註釋和跟進

在會議結束後立即共享記錄謄本和摘要，以確保每個人都達成一致。

Otter.ai 允許您與相關團隊成員共享私人連結，或將筆記匯出為 PDF 或 doc.x 等格式，供外部利益相關者使用。

您還可以設定 Otter 自動向所有參加會議的人員傳送帶有摘要和記錄連結的電子郵件。

這有助於團隊中的每個人（參加會議和未參加會議的人） 瞭解：

• 會議內容
• 會議結果的要點是什麼
• 行動專案

增強會議工作流程的其他省時工具

將 Otter.ai 與輔助工具整合，可以進一步提高您的工作效率和會議效率。以下是一些解決方案：

• Krisp：背景噪音會干擾會議並影響轉錄準確性。Krisp 的人工智慧降噪功能可確保虛擬會議期間的清晰交流。這款免費工具可與 Otter.ai 搭配使用，以提高錄音質量，從而實現更精確的轉錄。
• Calendly：使用 Calendly 簡化日程安排。該工具可將您的空閒時間與受邀者同步，確保無縫預訂。與 Otter.ai 連結後，您的會議將自動準備轉錄，為您省去手動設定的麻煩。
• Zapier：通過將 Otter.ai 與 Zapier 連線，可自動執行重複性任務。例如，設定工作流，Otter.ai 轉錄會自動儲存到指定的 Google Drive 資料夾，或在每次會議後通過電子郵件傳送給團隊成員。
• Trello：使用 Otter.ai 生成行動專案後，使用 Trello 將其組織到專案板中。分配任務、設定截止日期並跟蹤進度，確保會議中的每個行動專案都能得到高效處理。
• Grammarly：要想獲得精緻的會議摘要，可以使用 Grammarly 來進一步完善 Otter.ai 的轉錄和筆記。它還能幫助您的後續電子郵件和共享文件保持專業的語氣，改善與客戶和利益相關者的溝通。

工作流程設定完畢後，讓我們來看看幾個簡單的模板，您可以用它們與團隊共享會議記錄和摘要，以便高效地採取行動。

會議記錄和總結的簡單模板

如何傳達會議成果可以決定會議成功與否。

以下是一些會議摘要模板，您可以在每次會議後與團隊分享。老實說，不用謝。

執行摘要模板

主題 ： 會議摘要：[專案名稱] 討論 – [日期］

嘿，團隊、

下面是我們就[專案]討論的重點總結：

關鍵決定：

• [主要決定 1] – 影響：[簡述］
• [主要決定 2] – 影響：[簡述］

行動專案：

1. [任務] – 負責人：[@姓名] – 到期日：[日期］
2. [任務] – 負責人：[@姓名] – 到期日：[日期］

下一步 ： [關於當務之急的簡短段落］

完整的會議記錄 ： [Otter.ai 連結］

專案更新格式模板

[專案狀態：綠色/黃色/紅色］

最新進展：

• 我們的成果
• 我們現在的狀況
• 當務之急

障礙和解決方案：

• [障礙 1] → [解決方案/下一步措施］
• [障礙 2] → [解決方案/下一步措施］

客戶會議跟進模板

親愛的 [客戶姓名]

感謝您今天富有成效的討論。為確保我們的意見一致，我們將

您的目標：

1. [主要目標］
2. [次要目標

我們的承諾

• [交付成果 1] by [日期]
• [交付成果 2] by [日期]

時間安排： [第 1 周]： [里程碑] [第 2 周］： [里程碑］

下次會議 ： [日期/時間］

用Otter.ai找回時間

每次會議都有可能產生清晰的思路、激發想法並推動有意義的行動–但 前提是 細節不會在混亂中丟失。

Otter.ai 可以確保您不錯過任何時刻，將您的討論轉化為總結和可行的計劃。

有了更少的壓力和更多的關注，您就可以在下一次會議時知道捕捉、總結和共享這些重要工作已經完成。

Otter.ai 讓會議更智慧、更簡單，並顯著提高每個人的工作效率。